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SEMINARIO – Gestione e conservazione dei documenti informatici: cosa cambia dal 1 gennaio 2022 – Novità, obblighi e indicazioni per l’adeguamento dopo l’emanazione delle linee guida AgID
Il 10 settembre 2020 sono state emanate dall’AgID le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale.
Le Linee guida abrogano le regole tecniche previgenti in materia e si pongono come unicum normativo nella gestione complessiva di documenti e aggregazioni, dalla formazione fino alla conservazione, rappresentando in questo modo un punto di riferimento fondamentale per la transizione al digitale.
Il termine ultimo per l’adeguamento, inizialmente fissato al 7 giugno 2021 e, con Determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021, prorogato al 1° gennaio 2022 a seguito di alcune modifiche intervenute, richiede a organizzazioni pubbliche e private di adottare strategie e strumenti utili per la compliance
Il seminario si tiene online tramite piattaforma Cisco Webex. Inizierà alle ore 9.30 e terminerà alle ore 13.00.
Gli obiettivi:
Il seminario ha l’obiettivo di offrire un supporto nel percorso di applicazione delle Linee guida.
L’analisi sarà condotta attraverso un approccio interdisciplinare che tiene conto delle implicazioni normative, archivistiche, organizzative e applicative e affronterà tutti gli aspetti connessi con la gestione complessiva di documenti e aggregazioni informatiche fino a indicare gli elementi da tenere in considerazione per garantire la compliance.
Il programma dettagliato:
Il CAD E LE SUE EVOLUZIONI
-Il CAD
-L’evoluzione
-Da regole tecniche a linee guida
INTRODUZIONE
Ambito di applicazione
-Ambito soggettivo
-Ambito oggettivo
-Obiettivi
Il contesto normativo
-Regole tecniche previgenti
-Abrogazioni
-Osservazioni
-La norma tecnica e le norme primarie
Novità
-Metodologia
-Tempi di adeguamento
-Valenza
-Principali novità
IL DOCUMENTO INFORMATICO
Formazione
-Definizioni
-Caratteristiche
-Modalità di formazione
-Metadati
-Formati
Disciplina delle copie
-Definizioni
-Copia per immagine
-Raffronto
-Certificazione di processo
-Gli step per la certificazione
-Attestazione di conformità e rapporto di verificazione
-Analisi del rischio
Documento amministrativo informatico
-Definizioni
-Alcuni riferimenti nel CAD
-Modalità di formazione degli originali
-Caratteristiche
-Metadati
-Annullamento di protocollo
LA GESTIONE DOCUMENTALE
-Alcuni riferimenti normativi
-Adeguamento organizzativo e funzionale
Registrazione informatica dei documenti
-Registrazione di protocollo e altre forme di registrazione
-Segnatura di protocollo
Classificazione
-Codice dei beni culturali
-Il TUDA
-Le Linee guida
Aggregazioni documentali informatiche
-Definizioni
-Evoluzione normativa
-Tipologie di fascicolo
-Metadati
-XML dei metadati
-Archivio informatico
Ruoli e responsabilità
-Il responsabile della gestione documentale
-Manuale di gestione documentale
Formati
-Allegato 2
-Tipologie
-Classificazione
-Formati generici e specifici
-Formati da utilizzare
-Valutazione di interoperabilità
-Indice di interoperabilità
-Riversamento
Comunicazioni tra AOO
-Obiettivi
-Messaggio di protocollo e segnatura
-Flussi di comunicazione
LA CONSERVAZIONE
Modelli organizzativi e responsabilità
-Cosa e quando conservare
-Caratteristiche del sistema di conservazione
-Pacchetti informativi
-UNI SInCRO
-Modelli organizzativi
-Ruoli e responsabilità
-Responsabile della conservazione
-Manuale della conservazione
-Il processo di conservazione
-Le infrastrutture
Lo scarto
-La selezione e lo scarto
-Scarto e aggregazioni documentali
-Processo in house
-Processo in outsourcing
CONCLUSIONI
-Suggerimenti per l’adeguamento
-Considerazioni
-Articoli di supporto
ROBERTO D’IPPOLITO
Ha iniziato la propria carriera nell’ambito dell’ICT nel 1992. Da allora ha maturato una considerevole esperienza nella gestione digitale dei processi della Pubblica Amministrazione, con particolare riferimento ai temi del workflow management e della dematerializzazione, gestione e conservazione digitale dei documenti. Il know-how acquisito è inter-disciplinare essendo frutto di una sintesi di competenze normative, organizzative, archivistiche e tecnologiche. Tra i progetti più significativi a cui ha partecipato ci sono quelli finalizzati alla transizione digitale di Banca d’Italia, Consob e Cassa Depositi e Prestiti. Attualmente ricopre il ruolo di Solution Competence Center Public Sector Manager di Siav, coordina l’Osservatorio Normativo, pubblica contenuti specialistici e partecipa come relatore ad incontri ed eventi tematici.
CONCETTA DI FILIPPO
Laureata in lettere presso l’Università La Sapienza di Roma, specializzata in archivistica, paleografia e diplomatica presso l’Archivio di Stato di Roma, dopo aver maturato esperienze dapprima nell’ambito della gestione e valorizzazione degli archivi storici, poi nell’ambito di progetti di dematerializzazione di archivi correnti della Pubblica Amministrazione, approda in Siav nel 2014. Da allora, ha partecipato, ricoprendo incarichi di responsabilità, a molteplici progetti di digitalizzazione di archivi in ambito PA. Dal 2018, fa parte del Solution Competence Center di Siav in qualità business consultant senior. Per l’Osservatorio Normativo di Siav, segue, in special modo, l’evoluzione delle tematiche relative a: gestione documentale, conservazione digitale, fatturazione elettronica e protezione dei dati personali.
Il seminario ha un costo di partecipazione di Euro 250,00+iva. Le iscrizioni chiudono il 5 Ottobre 2021 alle ore 12.00.
MODALITA’ DI PAGAMENTO
Si accettano pagamenti tramite paypal/carta di credito.
I pagamenti tramite bonifico sono accettati solo nel caso di iscrizioni multiple in cui la somma da versare sia superiore ai 700 euro+iva. Il pagamento deve arrivare entro il giorno prima del Seminario.
Per effettuare iscrizioni multiple e pagare con bonifico richiedi il modulo di iscrizione in pdf a raffaella.rapisardi@este.it
Una volta effettuato il pagamento della quota di partecipazione, gli iscritti riceveranno l’email con il link e le istruzioni d’accesso alla piattaforma Cisco Webex
Alla fine del seminario, verrà inviato ai partecipanti l’attestato di partecipazione.
Per qualsiasi informazione contattare:
Raffaella Rapisardi – Event & Project Manager – raffaella.rapisardi@este.it – Tel. 02.91434400 – Mobile: 349.3633278