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Gestione e conservazione dei documenti informatici: cosa cambia dal 1 gennaio 2022 – Novità, obblighi e indicazioni per l’adeguamento dopo l’emanazione delle linee guida AgID

ONLINE – 6 Ottobre 2021

TEMA E OBIETTIVI

Il 10 settembre 2020 sono state emanate dall’AgID le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale.

Le Linee guida abrogano le regole tecniche previgenti in materia e si pongono come unicum normativo nella gestione complessiva di documenti e aggregazioni, dalla formazione fino alla conservazione, rappresentando in questo modo un punto di riferimento fondamentale per la transizione al digitale.

Il termine ultimo per l’adeguamento, inizialmente fissato al 7 giugno 2021 e, con Determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021, prorogato al 1° gennaio 2022 a seguito di alcune modifiche intervenute, richiede a organizzazioni pubbliche e private di adottare strategie e strumenti utili per la compliance.

Il seminario ha l’obiettivo di offrire un supporto nel percorso di applicazione delle Linee guida.

L’analisi sarà condotta attraverso un approccio interdisciplinare che tiene conto delle implicazioni normative, archivistiche, organizzative e applicative e affronterà tutti gli aspetti connessi con la gestione complessiva di documenti e aggregazioni informatiche fino a indicare gli elementi da tenere in considerazione per garantire la compliance.

IL PROGRAMMA

Il seminario sarà trasmesso attraverso la piattaforma Cisco Webex. Inizierà alle ore 9.30 e terminerà alle ore 13.00.

Il programma dettagliato:

Il CAD E LE SUE EVOLUZIONI

  • Il CAD
  • L’evoluzione
  • Da regole tecniche a linee guida

INTRODUZIONE
Ambito di applicazione

  • Ambito soggettivo
  • Ambito oggettivo
  • Obiettivi

Il contesto normativo

  • Regole tecniche previgenti
  • Abrogazioni
  • Osservazioni
  • La norma tecnica e le norme primarie

Novità

  • Metodologia
  • Tempi di adeguamento
  • Valenza
  • Principali novità

IL DOCUMENTO INFORMATICO

Formazione

  • Definizioni
  • Caratteristiche
  • Modalità di formazione
  • Metadati
  • Formati

Disciplina delle copie

  • Definizioni
  • Copia per immagine
  • Raffronto
  • Certificazione di processo
  • Gli step per la certificazione
  • Attestazione di conformità e rapporto di verificazione
  • Analisi del rischio

Documento amministrativo informatico

  • Definizioni
  • Alcuni riferimenti nel CAD
  • Modalità di formazione degli originali
  • Caratteristiche
  • Metadati
  • Annullamento di protocollo

LA GESTIONE DOCUMENTALE

  • Alcuni riferimenti normativi
  • Adeguamento organizzativo e funzionale

Registrazione informatica dei documenti

  • Registrazione di protocollo e altre forme di registrazione
  • Segnatura di protocollo

Classificazione

  • Codice dei beni culturali
  • Il TUDA
  • Le Linee guida

Aggregazioni documentali informatiche

  • Definizioni
  • Evoluzione normativa
  • Tipologie di fascicolo
  • Metadati
  • XML dei metadati
  • Archivio informatico

Ruoli e responsabilità

  • Il responsabile della gestione documentale
  • Manuale di gestione documentale

Formati

  • Allegato 2
  • Tipologie
  • Classificazione
  • Formati generici e specifici
  • Formati da utilizzare
  • Valutazione di interoperabilità
  • Indice di interoperabilità
  • Riversamento

Comunicazioni tra AOO

  • Obiettivi
  • Messaggio di protocollo e segnatura
  • Flussi di comunicazione

LA CONSERVAZIONE

Modelli organizzativi e responsabilità

  • Cosa e quando conservare
  • Caratteristiche del sistema di conservazione
  • Pacchetti informativi
  • UNI SInCRO
  • Modelli organizzativi
  • Ruoli e responsabilità
  • Responsabile della conservazione
  • Manuale della conservazione
  • Il processo di conservazione
  • Le infrastrutture

Lo scarto

  • La selezione e lo scarto
  • Scarto e aggregazioni documentali
  • Processo in house
  • Processo in outsourcing

CONCLUSIONI

  • Suggerimenti per l’adeguamento
  • Considerazioni
  • Articoli di supporto

MODALITÀ E QUOTA DI PARTECIPAZIONE

Il seminario ha un costo singolo di partecipazione di Euro 250+iva.
Il pagamento della quota va eseguito per mezzo di carta di credito o PayPal attraverso il sito ESTE. Successivamente verrà emessa fattura quietanzata.

In alternativa è possibile compilare il modulo di iscrizione e pagare tramite Bonifico. Il modulo correttamente compilato e la copia contabile del bonifico vanno inviati contestualmente a raffaella.rapisardi@este.it

SCOPRI I DETTAGLI DEL SEMINARIO

RESPONSABILE DEL PROGETTO

Raffaella Rapisardi – Event & Project Manager – raffaella.rapisardi@este.it – Tel. 02.91434400 – Mobile: 349.3633278

Formazione e sviluppo, Hr management, INCONTRI/IT, INCONTRI/software, IT, Organizzazione aziendale

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